سرعت و دقت پایین بایگانی مستندات به روش سنتی و همچنین مشکلات دیگری مانند کمبود فضا برای نگهداری از مستندات، جستجوی دشوار در بین مستندات و... همگی عواملی هستند که سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و خصوصی را به سوی استفاده از نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد هدایت می‌کنند.
انواع مختلفی از نرم افزارهای بایگانی مستندات در بازار وجود دارند، که هر کدام از قابلیت‌ها و امکانات متفاوتی برخوردار هستند؛ انتخاب از بین انواع نرم افزارهای آرشیو اسناد، کار کمی سخت و پیچیده محسوب می‌شود. در همین راستا، در این مقاله قصد داریم تا راهنمای کاملی در خصوص انتخاب و خرید نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد در اختیار شما بگذاریم.
نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد چیست؟
نرم افزار بایگانی و ارشیو اسناد، ابزاری برای ثبت، مدیریت، نگهداری و یا ابطال و نابودی انواع مختلفی از مستندات می‌باشد؛ سازمان‌های بزرگ و سازمان‌هایی که قدمت بالایی دارند، با حجم زیادی از مستندات در واحد بایگانی خود مواجه هستند.
روش سنتی بایگانی اسناد، علاوه بر اشغال فضای زیادی در سازمان، از سرعت و بهره‌وری پایینی نیز برخوردار است؛ زیرا تمامی فرآیندها – اعم از ثبت، دسته‌بندی، مدیریت و بازیابی اسناد – به صورت دستی انجام می‌شوند و این امر احتمال بروز خطای انسانی را نیز در فرآیندهای آرشیو اسناد افزایش می‌دهد.
در همین راستا، سازمان‌ها برای بهبود عملکرد و بهره‌وری واحد بایگانی و آرشیو اسناد خود، از نرم‌افزارهای بایگانی الکترونیکی یا آرشیو الکترونیکی استفاده می‌نمایند. شایان ذکر است که نرم افزارهای بایگانی و آرشیو اسناد، تحت عنوان‌هایی همچون نرم افزار مدیریت مستندات، نرم افزار بایگانی اسناد، نرم افزار آرشیو الکترونیکی و... نیز شناخته می‌شوند.
چرا باید از نرم افزار های بایگانی اسناد استفاده کنیم؟
استفاده از نرم افزارهای بایگانی اسناد و همچنین ایجاد یک آرشیو الکترونیکی مزایای مختلفی دارد، که آن را نسبت به روش سنتی بایگانی اسناد، برتر می‌کند. اولین و مهم‌ترین مزیت استفاده از نرم افزارهای بایگانی اسناد، ایجاد چرخه حیات سند می‌باشد؛ چرخه حیات سند عبارت است از مجموعه فرآیندهایی که یک سند از بدو ورود به سازمان (ثبت، بایگانی، دسته‌بندی، بازیابی و...) تا ابطال آن (تعیین تاریخ انقضا، تمدید تاریخ انقضا، نابودی سند و...) طی می‌کند.
هرچه چرخه حیات اسناد یک سازمان بهتر و کارآمد‌تر باشد، آن سازمان بایگانی و آرشیو مستندات بهتری دارد، که تاثیرات بسیار مثبتی بر روند توسعه و پیشرفت سازمان یا شرکت می‌گذارد. برخی دیگر از مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی اسناد عبارت‌اند از:
- نگهداری از مستندات بدون نیاز به فضای فیزیکی
- جستجو و بازیابی آسان مستندات
- کار گروهی بر روی اسناد
- دسته‌بندی دقیق اسناد بر اساس نوع، تاریخ و...
- اشتراک‌گذاری اسناد از طریق سامانه‌های اتوماسیون
- کاهش هزینه‌های سازمان برای ثبت و نگهداری از مستندات
- افزایش امنیت مستندات
- افزایش سرعت و دقت فرآیندهای بایگانی و آرشیو اسناد
- و...
هنگام خرید نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد به چه نکاتی باید توجه کنیم؟
انتخاب یک نرم افزار بایگانی اسناد خوب، اولین و مهم‌ترین قدم در راستای ایجاد آرشیو الکترونیکی اسناد می‌باشد؛ در همین راستا، هنگان انتخاب و خرید یک نرم افزار آرشیو و بایگانی مستندات، باید به نکات مهمی توجه بفرمایید. برخی از نکات مهم هنگام خرید نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد عبارت‌اند از:
سهولت در یادگیری و استفاده از نرم افزار
نرم افزارهای بایگانی اسناد معمولاً دارای محیطی پیچیده هستند و کار با آنها نیاز به آموزش گسترده و تخصصی دارد؛ اما در مقابل نرم افزارهای بایگانی مستندات مختلفی نیز هستند که دارای محیطی کاربر پسند می‌باشند و کاربران به راحتی و با کمترین میزان آموزش، قادر به استفاده از امکانات موجود در آنها هستند.
قابلیت مشاهده و کار گروهی بر روی اسناد
یکی از مزیت‌های بزرگ سامانه‌های بایگانی الکترونیکی اسناد نسبت به بایگانی سنتی، قابلیت مشاهده، ویرایش و کار گروهی همزمان بر روی اسناد می‌باشد؛ در همین راستا، هنگام خرید نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد، باید به این قابلیت توجه بفرمایید.
به کمک این قابلیت، کاربران می‌توانند به صورت همزمان به یک سند دسترسی داشته باشند و مشترک بر روی آن کار کنند.
ذخیره سازی و دسترسی به نسخ قبلی اسناد
تا زمانی که سندی به صورت مستقیم حذف نشود و یا تاریخ انقضای آن به پایان نرسد، در سامانه بایگانی اسناد وجود خواهد داشت؛ در همین راستا، یک نرم افزار بایگانی اسناد خوب، باید قابلیت نگهداری از نسخ قبلی اسناد و دسترسی به آنها را داشته باشد.
جستجوی پیشرفته و بازیابی آسان مستندات
جستجو در بین مستندات و بازیابی آسان سند مورد نظر، یکی دیگر از نکاتی است که هنگام خرید نرم افزار آرشیو اسناد باید به آن توجه داشته باشید؛ نرم افزارهای بایگانی اسناد خوب، از ابزار جستجوی حرفه‌ای برخوردار هستند، که بازیابی سند و استفاده از آن را بسیار سریع و ساده می‌کند.
امکان اتصال به سامانه های اتوماسیون اداری
در راستای یکپارچه‌سازی سامانه‌های مورد استفاده در سازمان و مدیریت متمرکز فرآیندها، حتماً باید به این نکته توجه نمایید که، نرم افزار بایگانی اسناد مد نظر، امکان اتصال به سامانه‌های اتوماسیون و زیرسیستم‌های آن (مانند کارتابل مکاتبات اداری و...) را داشته باشد.
امکان تعریف و استفاده از فرم های الکترونیکی
فرم‌های الکترونیکی، ابزاری بسیار کاربردی برای ثبت ساختاریافته داده‌ها و همچنین تعریف فرآیندهای خودکار – مانند ثبت اسناد در قالب فرم، استخراج داده از اسناد غیر ساختاریافته و... – می‌باشند؛ در همین راستا، نرم افزار بایگانی اسناد مد نظر، حتماً باید قابلیت تعریف و استفاده از فرم‌های الکترونیکی را در اختیار کاربران خود بگذارد.
تصویر 2 – نمونه فرم الکترونیکی
دسترس پذیری در سیستم عامل های مختلف
نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد باید در سیستم عامل‌های مختلف – مانند Windows، Linux، MacOS و... – قابل دسترس باشد؛ به عبارت دیگر، سازمان‌ها و کاربران باید بدون نگرانی از پشتیبانی سیستم عامل، از نرم افزارهای بایگانی اسناد استفاده کنند.
برای این منظور، بهترین انتخاب، نرم‌افزارهای بایگانی و مدیریت مستندات تحت وب است.
ثبت اسناد فیزیکی و استخراج داده ها و اطلاعات از آن
بسیاری از مستندات و داده‌هایی که وارد سازمان‌ها می‌شوند، غیر ساختاریافته هستند و نمی‌توان به راحتی از اطلاعات موجود در آنها استفاده کرد؛ برای استفاده از داده‌ها و اطلاعات مختلف در سامانه‌های نرم‌افزاری، باید آنها را به صورت ساختاریافته ثبت نمود.
در همین راستا، یکی دیگر از نکات مهمی که هنگام خرید نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد باید به آن توجه نمایید، امکان ثبت اسناد به صورت ساختاریافته و استخراج خودکار داده‌ها و اطلاعات از آنها می‌باشد.
اطلاع رسانی خودکار از تاریخ انقضای اسناد
یکی از نکاتی که در مورد اسناد باید در ذهن داشته باشیم، تاریخ انقضای آنها می‌باشد؛ یک نرم افزار آرشیو اسناد خوب، باید دارای قابلیت اطلاع‌رسانی خودکار تاریخ انقضای اسناد را داشته باشد و در قبل از سر رسید تاریخ انقضای سند، آن را به کاربران مربوطه اطلاع دهد، تا در صورت نیاز تاریخ انقضای آن اصلاح شود و یا اینکه سند در تاریخ ثبت شده، نابود گردد.
امکان تعریف سیر تاییدات سازمانی
برخی از مستندات پیش از بایگانی در سامانه آرشیو الکترونیکی، باید توسط مدیران و کاربران تایید شوند و سپس در دسته‌بندی مورد نظر بایگانی گردند؛ در راستای افزایش سرعت و دقت در تاییدات سازمانی، توصیه می‌کنیم نرم افزار بایگانی اسنادی را انتخاب کنید که، امکان تعریف سیر تاییدات سازمانی را برای شما فراهم نماید.
نرم افزار بایگانی اسناد فراگستر، بهترین ابزار برای بایگانی و آرشیو اسناد
همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، انواع مختلفی از نرم‌افزارهای بایگانی اسناد در بازار وجود دارند و انتخاب از بین آنها برای بسیاری از افراد دشوار می‌باشد؛ بهترین نرم افزار بایگانی اسناد موجود در بازار، نرم افزار بایگانی فراگستر است.
نرم افزار بایگانی اسناد فراگستر، یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری می‌باشد و یکپارچگی و هماهنگی کاملی با اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های آن دارد. نرم افزار مدیریت مستندات فراگسر با هدف ایجاد و مدیریت چرخه حیات سند در سازمان‌ها و شرکت‌ها طراحی شده و توسعه یافته است. برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار آرشیو اسناد فراگستر عبارت‌اند از:
- قابلیت OCR فارسی (تبدیل تصویر به متن) بدنه اسناد تصویری و PDF
- کاهش نویز تصاویر اسکن شده (Image Processing)
- ساخت فرم های اطلاعاتی تکمیلی برای اسناد توسط Form Generator
- امکان قفل سند (check in/check out) جهت کنترل ویرایش اسناد اشتراکی
- امکان تعریف سطوح دسترسی به پوشه‌ها بر اساس واحد های سازمانی و سمت پرسنل
- یکپارچگی با نرم‌افزارهای خانواده Office
- امکان بازگرداندن نسخ فایل های اسناد به نسخه های قبلی
- ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل و فکس
- امکان جستجو روی اسناد درون پرونده های بایگانی بر اساس موضوع، شماره ،نوع سند، گروه سند، کلید واژه
- امکان حفظ سوابق نسخه های بدنه فایل های اسناد (Versioning)
- امکان ارجاع اسناد به کارتابل افراد سازمان جهت اخذ تایید یا دسترسی افراد به اسناد
- امکان تعیین تاریخ انقضاء برای اسناد و اطلاع‌رسانی آن
- امکان تعریف درختواره پوشه‌ها و پرونده های بایگانی مستندات بطور نامحدود
- و...
تصویر 3 – نمایی از محیط کاربری نرم افزار مدیریت و بایگانی مستندات فراگستر
مخلص کلام
نرم افزارهای بایگانی و آرشیو اسناد با هدف بهبود بهره‌وری و عملکرد فرآیندهای بایگانی اسناد در سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ در همین راستا، هنگام انتخاب و خرید نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد، باید به این نکته حتماً توجه داشته کنید که، نرم افزار بایگانی الکترونیکی مورد نظر شما قابلیت اتصال و یکپارچه‌سازی با سامانه اتوماسیون اداری را داشته باشد، تا فرآیندهای بایگانی و بازیابی اسناد، در بهینه‌ترین و ساده‌ترین شکل ممکن صورت بگیرند.
