اتوماسیون اداری چیست و چطور به کسب و کارها کمک می کند؟

حتماً تا کنون بارها نام اتوماسیون اداری به گوشتان خورده است و برایتان سؤال پیش آمده که اتوماسیون اداری چیست؟ به زبان ساده، اتوماسیون اداری ابزاری برای مدیریت اطلاعات و تسهیل فرآیند‌های سازمانی و تبدیل آنها از حالت سنتی به حالت الکترونیکی و خودکار می‌باشد؛ استفاده درست و اصولی از نرم افزار اتوماسیون اداری، موجب افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان‌ها می‌گردد. برای آشنایی بیشتر با سامانه اتوماسیون اداری و یافتن پاسخ سؤالات خود – پیرامون این سامانه – تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون اداری که با نام‌هایی همچون نرم‌افزار اتوماسیون اداری، سامانه اتوماسیون اداری، اتوماسیون کسب و کار و... نیز شناخته می‌شود، ابزاری قدرتمند و کاربردی برای مدیریت طیف گسترده‌ای از فرآیندها و ارتباطات و همچنین خودکارسازی و تسهیل آنها می‌باشد.

سامانه اتوماسیون اداری از نرم‌افزارها و زیرسیستم‌های گوناگونی تشکیل شده است، که هر کدام از آنها قابلیت‌های خاصی را برای مدیریت جامع، متمرکز و یکپارچه سازمان‌ها فراهم می‌کند؛ نرم افزار اتوماسیون اداری با استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی، بسیاری از فرآیند‌های تکراری را به صورت خودکار انجام می‌دهد، تا زمان کمتری برای انجام آنها صرف شود.

سامانه‌های اتوماسیون اداری قدیمی، برای راه‌اندازی و استفاده در سازمان، به سرور‌های قدرتمند و همچنین نگه‌داری مداوم نیاز داشتند، اما امروزه بسیاری از سامانه‌های اتوماسیون اداری بر بستر وب و فناوری پردازش ابری فعالیت می‌کنند؛ این امر موجب سهولت در راه‌اندازی سامانه‌های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها می‌گردد و همچنین هزینه‌های راه‌اندازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها را کاهش داده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری شامل چه زیرسیستم هایی است؟

هدف استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون اداری، تسهیل و یکپارچه‌سازی فرآیندها و مدیریت متمرکز آن‌ها می‌باشد؛ همچنین باید به این نکته هم اشاره کنیم که سازمان‌ها و کسب و کارها دارای بخش‌ها و واحد‌های مختلفی هستند، که هر کدام از آنها وظایف خاصی دارند.

در همین راستا، سامانه‌های اتوماسیون اداری برای بر طرف کردن تمامی نیازهای یک کسب و کار، از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده‌اند، که هر کدام از آنها به نوعی یک نرم‌افزار مستقل محسوب می‌گردد که با اتوماسیون اداری یکپارچه شده است. برخی از زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

تصویر 1 – انواع زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری

مدیریت مکاتبات

به طور معمول، کسب و کارها و سازمان‌ها از زیر سیستم مدیریت مکاتبات سامانه‌های اتوماسیون اداری بیشتر از باقی زیرسیستم‌ها استفاده می‌کنند. با استفاده از نرم افزار مدیریت مکاتبات – یا سامانه کارتابل و گردش مکاتبات – سازمان‌ها قادر به دریافت/ارسال انواع مکاتبات درون/برون سازمانی و مدیریت آنها می‌باشند.

کاربران با استفاده از زیرسیستم مکاتبات اداری، قادر به مدیریت انواع نامه‌ها (داخلی، وارده و صادره)، جستجو در بین نامه‌ها، دسته‌بندی مکاتبات و... هستند.

دبیرخانه

زیرسیستم دبیرخانه، همانند واحد دبیرخانه در سازمان‌ها عمل می‌کند؛ کاربران با استفاده از این زیرسیستم، قادر به انجام تمامی وظایف واحد دبیرخانه می‌باشند. برخی از قابلیت‌های نرم افزار دبیرخانه عبارت‌اند از:

• شماره‌گذاری نامه‌ها و مکاتبات
• دریافت و ارسال مکاتبات برون سازمانی
• ثبت و رهگیری مکاتبات درون/برون سازمانی
• ارسال مکاتبات وارده به شخص گیرنده در سازمان
• و...

آرشیو مستندات

نرم افزارهای آرشیو مستندات، که تحت نام‌هایی همچون نرم افزار مدیریت مستندات، نرم افزار بایگانی اسناد و... نیز شناخته می‌شود، با هدف بایگانی و مدیریت انواع مدارک و مستندات در سازمان، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

مدیریت ارتباطات

زیرسیستم مدیریت ارتباطات، ابزاری برای مدیریت ارتباطات درون/برون سازمانی محسوب می‌گردد؛ با کمک این زیرسیستم، سامانه‌های اتوماسیون اداری قادر به ارسال و دریافت انواع ایمیل، فکس، ECE، پیامک و... می‌باشند.

سامانه تبادل فایل

با استفاده از سامانه تبادل فایل، کاربران اتوماسیون (اعضای کسب و کار) قادر به تبادل انواع فایل‌ها در یک محیط امن و با سرعتی بسیار بالا، هستند. سامانه تبادل فایل، روش‌های قدیمی انتقال فایل در سازمان (استفاده از CD، DVD، فلش‌مموری و...) را منسوخ می‌کند.

چت سازمانی

یکی دیگر از زیرسیستم‌های کاربردی در نرم افزارهای اتوماسیون، نرم افزار چت سازمانی یا پیام رسان سازمانی است؛ از این زیرسیستم برای برقراری ارتباطات سریع و غیررسمی استفاده می‌شود. استفاده از نرم افزار چت سازمانی، موجب افزایش سرعت فرآیندها و همچنین ایجاد ارتباط قوی و سازنده بین اعضای یک کسب و کار و بخش‌های مختلف آن می‌گردد.

نرم افزار گزارش ساز

زیرسیستم گزارش ساز، با کمک داده‌هایی که به صورت ساختاریافته در اختیار دارد، انواع مختلفی از گزارش‌ها را در قالب متن، جدول و نمودار به صورت خودکار برای شما تهیه می‌کند.

نرم افزار مدیریت فرآیندها BPMS

یکی از مهم‌ترین زیرسیستم‌های موجود در برخی از سامانه‌های اتوماسیون اداری، سامانه مدیریت فرآیندها یا همان BPMS می‌باشد؛ این ابزار به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت کاملاً خودکار و بهینه اجرا کرده و به این ترتیب هزینه‌ها را کاهش داده، بهره‌وری را افزایش داده و کیفیت خدمات و محصولات خود را بهبود ببخشند..

نرم افزارهای مدیریت فرآیند BPMS دارای ابزارهای مختلفی هستند، که امکان طراحی و مدل‌سازی فرآیند‌ها، مدیریت فرآیندها و نظارت و کنترل بر روی آنها را برای کسب و کارها فراهم می‌کنند.

سامانه فرم ساز

فرم‌های الکترونیکی یکی از ارکان اصلی خودکارسازی فرآیندها محسوب می‌گردند و برای طراحی یک فرم الکترونیکی و استفاده از آن در سامانه‌های اتوماسیون و فرآیندهای خودکار، باید از زیرسیستم فرم ساز استفاده کنید.

سامانه‌های اتوماسیون اداری مختلفی در بازار وجود دارند، که هر کدام از آن‌ها زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های مختص به خود را دارند؛ ممکن است برخی از سامانه‌های اتوماسیون اداری، فاقد برخی از زیرسیستم‌هایی که باهم بررسی کردیم، باشند و یا بالعکس، از زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهایی بهره‌مند باشند که مختص خودشان است.

این امر انتخاب یک سامانه اتوماسیون اداری برای استفاده در سازمان‌ها یا کسب و کارها را سخت می‌کند. در همین راستا، در ادامه به بررسی ویژگی‌های یک اتوماسیون اداری خوب می‌پردازیم.

یک اتوماسیون اداری خوب چه ویژگی هایی دارد؟

فاکتورهای مختلف و متنوعی برای ارزیابی نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد، که هنگام انتخاب یک اتوماسیون اداری برای کسب و کار یا سازمان خود، باید به آنها توجه داشته باشید. ویژگی‌های یک اتوماسیون اداری خوب عبارت‌اند از:

تصویر 2 – ویژگی های یک اتوماسیون اداری خوب

محیط کاربرپسند و سهولت در استفاده

هنگام انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری، باید به محیط کاربری آن و همچنین سهولت در استفاده از ابزارها و زیرسیستم‌های مختلف آن توجه داشته باشید؛ به بیان دیگر، محیط کاربری یک اتوماسیون اداری خود باید به گونه‌ای باشد که کاربران، در کمترین زمان ممکن و به سادگی کار با اتوماسیون اداری و استفاده از ابزارها و زیرسیستم‌های آن را فرا بگیرند.

انعطاف پذیری و مقیاس پذیری

یک اتوماسیون اداری خوب باید از انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری بالا برخوردار باشد، تا کسب و کارها و سازمان‌ها متناسب با نیاز‌ها و محیط‌های کاری که دارند، قادر به شخصی‌سازی و استفاده از اتوماسیون اداری باشند.

امکان اتصال به سامانه ها و نرم افزار های مختلف

نرم افزار اتوماسیون اداری، تنها یکی از نرم‌افزارها و سامانه‌های تخصصی است که در سازمان‌ها و کسب و کارها مورد استفاده قرار می‌گیرند و برای اینکه قادر به یکپارچه‌سازی سامانه اتوماسیون اداری خود با سایر سامانه‌های اداری (مانند میز خدمت الکترونیک، حسابداری، انبارداری و...) باشید، باید  اتوماسیون اداری را انتخاب کنید که قابلیت اتصال به سامانه‌ها و نرم‌افزارها مختلف را داشته باشد.

یکپارچگی محیط کاربری

همان‌طور که در ابتدا اشاره کردیم، نرم افزار اتوماسیون اداری با هدف مدیریت ارتباطات و اطلاعات به صورت یکپارچه و متمرکز مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ در همین راستا، یکپارچگی محیط کاربری و همچنین زیرسیستم‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در سامانه اتوماسیون اداری، یکی دیگر از ویژگی‌های یک اتوماسیون اداری خوب محسوب می‌گردد.

قابلیت تجزیه و تحلیل داده ها و گزارش دهی

یک اتوماسیون اداری خوب باید دارای ابزارهای مختلفی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات و همچنین تهیه گزارش‌ داشته باشد؛ با وجود این ویژگی‌، کاربران به راحتی می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را در قالب گزارش‌های متنوع به دست بیاورند و استفاده کنند.

امنیت بالای ارتباطات و ذخیره سازی اطلاعات

حفظ امنیت داده‌های ذخیره شده و راه‌های ارتباطی، یکی دیگر از فاکتورهای مهم در انتخاب در اتوماسیون اداری می‌باشد؛ یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، علاوه بر تأمین امنیت محل ذخیره‌سازی اطلاعات، باید امنیت راه‌های ارتباطی را نیز تأمین کند، تا اطلاعات و داده‌های شرکت در دسترس افرادی که صلاحیت ندارند، قرار نگیرد.

امکان تعریف و مدیریت فرآیندها

فرآیندهای مختلفی به صورت پیش‌فرض درون سامانه‌های اتوماسیون اداری تعریف شده‌اند، که فرآیندهایی عمومی و مشترک بین سازما‌ن‌ها و کسب و کارها می‌باشند؛ اما توجه نمایید که فرآیندهای مختلفی در هر سازمان و کسب و کار وجود دارند، که مختص خودشان است و به صورت پیش‌فرض در اتوماسیون تعریف نشده‌اند. یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، باید قابلیت تعریف و مدیریت فرآیندهای سفارشی‌سازی شده و جدید را داشته باشد.

امکان تعیین دسترسی کاربران

برای مدیریت بهتر کاربران و همچنین حفظ امنیت اطلاعات و داده‌ها، باید قادر به تعیین دسترسی کاربران به اطلاعات، امکانات و حتی راه‌های ارتباطی باشید؛ به طور معمول این دسترسی‌ها بر اساس چارت سازمانی که در سامانه اتوماسیون اداری تعریف شده‌ است، تعیین می‌گردد.

پشتیبانی از فرم های الکترونیکی

فرم‌های الکترونیکی نقطه شروع بسیاری از فرآیندهای خودکار می‌باشند و در راستای خودکارسازی هرچه بیشتر فرآیندها و بهینه‌سازی آنها، سامانه اتوماسیون اداری باید قابلیت طراحی و استفاده از فرم‌های الکترونیکی را داشته باشد.

قابلیت پیگیری مکاتبات و درخواست‌ها

یکی دیگر از ویژگی‌های یک اتوماسیون اداری خوب، امکان پیگیری مکاتبات و درخواست‌ها می‌باشد؛ با کمک این قابلیت، کاربران می‌توانند روند گردش کار در اتوماسیون را مشاهده نمایند و مکاتبات و درخواست‌های خود را به سادگی پیگیری کنند. این ویژگی موجب افزایش شفافیت در کسب و کارها و سازمان‌ها می‌گردد.

سامانه اتوماسیون اداری فراگستر ، با هدف مدیریت یکپارچه انواع مکاتبات، فرم‌ها، مستندات، پیام‌های سازمانی و فرآیندهای خودکار، طراحی و توسعه داده شده است؛ اتوماسیون اداری فراگستر و زیرسیستم‌های آن دارای یکپارچگی کاملی با یکدیگر هستند و کاربران در محیطی کاربرپسند و یکپارچه، قادر به استفاده از ابزارها و زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری فراگستر می‌باشند.

اتوماسیون اداری چطور به کسب و کارها کمک می‌کند؟

سامانه‌های اتوماسیون اداری با توجه به قابلیت‌ها و امکاناتی که اختیار کسب و کارها و سازمان‌ها قرار می‌دهند، مزایای مختلفی نیز برای آنها به همراه می‌آورند؛ برخی از مزایای استفاده از اتوماسیون اداری در کسب و کارها عبارت‌اند از:

تصویر 3 – مزایای استفاده از سامانه اتوماسیون اداری در کسب و کارها

افزایش چابکی کسب و کار

امکان ایجاد تغییر در فرآیندهای کسب و کار در کمترین زمان و بالاترین دقت، در راستای افزایش وفق‌پذیری کسب و کارها در صورت تغییر شرایط و حفظ پایداری و ثبات کسب و کار یا سازمان.

افزایش شفافیت فرآیندها

یکی از مزایای استفاده از سامانه‌های اتوماسیون اداری، افزایش شفافیت در سازمان‌ها می‌باشد، زیرا با کمک نرم افزار اتوماسیون اداری، کاربران می‌توانند به صورت لحظه‌ای درخواست‌ها، مکاتبات و فرآیندها را پیگیری کنند و در آخرین وضعیت آن مطلع شوند.

امکان پیگیری درخواست ها و مکاتبات به صورت غیرحضوری

تمامی درخواست‌ها و مکاتباتی که درون سامانه اتوماسیون اداری قرار می‌گیرند و به جریان میافتند، قابل پیگیری می‌باشند؛ این امر علاوه بر افزایش شفافیت در سازمان، موجب افزایش رضایت کاربران و ارباب رجوع می‌گردد، زیرا می‌توانند به صورت غیرحضوری و در هر مکانی که حضور دارند، درخواست‌ها و مکاتبات خود را پیگیری کنند.

بهبود عملکرد و کارایی بخش های مختلف کسب و کار

در صورت استفاده درست و اصولی از سامانه اتوماسیون اداری و زیرسیستم‌های آن، بسیاری از کارها و فرآیندها به صورت خودکار انجام می‌شوند و دیگر نیازی به دخالت انسان نیست، بلکه کاربران تنها به نظارت یا تایید فرآیندها مشغول می‌گردند؛ این امر موجب کاهش‌ هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و همچنین افزایش عملکرد و بهره‌وری کسب و کارها و سازمان‌ها می‌شود.

دسترسی آسان کاربران به اطلاعات

به کمک ابزارهای مدیریت مستندات و ذخیره‌ اطلاعات در سامانه اتوماسیون اداری به صورت ساختاریافته، کاربران به راحتی قادر به جستجو در میان داده‌ها و اطلاعات مختلف در سامانه اتوماسیون اداری می‌باشند؛ علاوه بر این، به کمک سامانه‌هایی مانند انتقال فایل یا چت سازمانی، کاربران قادر به اشتراک‌گذاری و انتقال اطلاعات در کمترین زمان ممکن هستند.

بهبود ارتباطات درون/برون سازمانی

سامانه‌های اتوماسیون اداری راه‌های ارتباطی متنوعی (مانند ارسال/دریافت نامه، چت سازمانی، ارسال/دریافت ایمیل و فکس و...) را در اختیار کسب و کارها و سازمان‌ها می‌گذارند، که موجب بهبود ارتباطات درون/برون سازمانی می‌گردد.

افزایش دقت و سرعت فرآیندها

تعریف فرآیندها و خودکارسازی آنها موجب افزایش سرعت فرآیندها می‌گردد و از آن جایی که فرآیندهای خودکار، بدون دخالت انسان صورت می‌گیرند، احتمال خطای انسانی بسیار کاهش یافته و دقت فرآیندها نیز افزایش می‌یابد.

بهبود کیفیت خدمات

مزایایی همچون امکان ثبت و پیگیری غیرحضوری درخواست‌ها، افزایش سرعت و دقت فرآیندها، خودکارسازی فرآیند‌ها و... موجب بهبود کیفیت خدمات و افزایش سرعت خدمت‌رسانی می‌گردند.

مدیریت بهینه منابع مالی و انسانی

با استفاده از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و ابزارها و قابلیت‌هایی که دارند، کسب و کارها می‌توانند به بهینه‌ترین روش استفاده از منابع مالی و انسانی خود برسند؛ زیرا طی روند خودکارسازی فرآیندها و تعریف جریان کار در سامانه‌های اتوماسیون اداری، بسیاری از فرآیندها و مراحل اضافی حذف می‌شوند، که این امر موجب کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری سازمان می‌گردد.

مخلص کلام

در این مقاله آموختیم که سامانه اتوماسیون اداری چیست و چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی دارد؛ همچنین تأثیر استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در کسب و کارها و سازمان‌های کوچک و بزرگ را با هم بررسی کردیم.

به طور کلی، سامانه‌های اتوماسیون اداری با هدف تسهیل و خودکارسازی فرآیندها و مدیریت بهینه آنها توسعه داده شده‌اند؛ با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری می‌توانید هزینه‌های اضافی کسب و کار خود را کاهش دهید و در عوض عملکرد و بهره‌وری کسب و کار یا سازمان خود را افزایش دهید.