گاهی در سازمان اتفاقاتی رخ می‌دهد که تمام معادلات را به هم می‌ریزد. در این مواقع بحرانی ممکن است اعضای یک تیم از سازمان به کمک تیمی خارج از سازمان احتیاج پیدا کنند. یا حتی زمانی فرا رسد که برای گسترش همکاری‌های دو جانبه، به ارتباطات مستقیم با افرادی خارج از سازمان خود نیاز پیدا کنید. همکاری به شیوه دیجیتال با فرد یا افرادی خارج از سازمان، با استفاده از شیرپوینت امکان‌پذیر است.
قابلیت اشتراک خارجی شیرپوینت، در عین فراهم آوردن فرصتی برای کارمندان در راستای گسترش همکاری‌ها، برای تیم امنیت و IT چندین چالش مدیریتی را به همراه دارد:
- ردیابی اسنادی که به اشتراک گذاشته می‌شوند
- ایجاد کانال‌های Teams، نظارت بر آن‌ها و آرشیو مکاتبات
- مدیریت مجوزهای کاربران بیرونی
- هرگز نباید مدیریت مرکزی اطلاعات از اولویت‌های اصلی کنار گذاشته شود
شما مدیر IT یک شرکت هستید و فرض کنید که تیم مارکتینگ، همکاری کوتاه مدتی با شرکتی در حوزه تحلیل داده داشته است. آن‌ها یک کانال Teams برای ارتباطات میان خود راه‌اندازی کردند و اکنون پروژه به اتمام رسیده است، اما تمام اطلاعات اشتراک گذاشته شده هنوز “فعال” هستند و کانال تیم‌ها نیز باز است.
منبع:
