همکاری به شیوه دیجیتال با فرد یا افرادی خارج از سازمان، با استفاده از شیرپوینت امکان‌پذیر است. اشتراک خارجی شیرپوینت به کاربران درون سازمان اجازه می‌دهد تا محتوا را با کاربران خارج از سازمان به اشتراک بگذارند. شیرپوینت به ایجاد همکاری به صورت یکپارچه، قابل دسترس و ایمن کمک می‌کند. این رویکرد همچنین می‌تواند برای بخش مارکتینگ، مهندسی و تقریباً هر تیمی در راستای انجام پروژه‌ها مفید باشد.
قابلیت اشتراک خارجی شیرپوینت، در عین فراهم آوردن فرصتی برای کارمندان در راستای گسترش همکاری‌ها، برای تیم امنیت و IT چندین چالش مدیریتی را به همراه دارد:
- ردیابی اسنادی که به اشتراک گذاشته می‌شوند
- ایجاد کانال‌های Teams، نظارت بر آن‌ها و آرشیو مکاتبات
- مدیریت مجوزهای کاربران بیرونی
- هرگز نباید مدیریت مرکزی اطلاعات از اولویت‌های اصلی کنار گذاشته شود
شما مدیر IT یک شرکت هستید و فرض کنید که تیم مارکتینگ، همکاری کوتاه مدتی با شرکتی در حوزه تحلیل داده داشته است. آن‌ها یک کانال Teams برای ارتباطات میان خود راه‌اندازی کردند و اکنون پروژه به اتمام رسیده است، اما تمام اطلاعات اشتراک گذاشته شده هنوز “فعال” هستند و کانال تیم‌ها نیز باز است.
شما به یاد دارید که این همکاران خارجی را به Azure Active Directory اضافه کرده‌اید، اما آیا از تمام ردپاهای به جا مانده از آنان نیز مطلع هستید؟ باز نگه داشتن این اطلاعات و ارتباطات می‌تواند در آینده موجب مشکلاتی شود.
این مشکلات تاثیر مخربی بر امنیت و سازماندهی زیرساخت شیرپوینت دارد. همچنین می‌تواند منجر به ضعف نظارت شما بر فضای ابری، و در نتیجه از کنترل خارج شدن و نقض امنیت شود. نظارت و گزارش‌دهی روزانه در هنگام ارتباطات خارجی بر بستر شیرپوینت دشوار، اما ضروری است.
شما مشکلی را که نمی‌ببینید، نمی‌توانید حل کنید. پس برای اولین قدم شما باید موارد زیر را بررسی کنید:
- آیا سایت‌های شیرپوینت با کاربران خارجی دارید؟
- آیا گروه‌های Microsoft Teams با کاربران خارجی دارید؟
- آیا این کاربران خارجی هنوز فعال هستند و دسترسی به اطلاعات دارند؟
- آیا صاحبان این حساب‌های کاربری، عملکرد خارج از عرف و غیرعادی داشته‌اند؟
در حالی که از مرکز مدیریت Microsoft 365 مشغول ردیابی هستید، احتمالاً مجبور خواهید بود که مدام بین پنل‌های مدیریت جابه‌جا شوید تا ریشه‌یابی کنید.
شما می‌توانید گزارشی از هر کدام از سایت‌های شیرپوینت، شامل خلاصه‌ای از استفاده‌های کاربران خارجی و موارد مرتبط تهیه کنید. این کار ممکن است برای برخی خسته‌کننده باشد.
حتی پس از تنظیم گزارشات نیز شما باید به تک تک سایت‌ها سر بزنید و محتواها را به صورت دستی پاک یا آرشیو کنید. اگر به این نتیجه رسیده‌اید که نیاز به راه‌حل سریع‌تر و کم دردسر‌تری دارید، پس پیشنهاد می‌کنیم ادامه مقاله را نیز بخوانید.
