اتوماسیون اداری به عنوان یکی از اصول کلیدی مدیریت سازمان‌ها، با استفاده از فناوری‌های پیشرفته و سیستم‌های هوشمند، به منظور بهبود عملکرد و کاهش خطاها و اشتباهات انسانی در فعالیت‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. خطاها و اشتباهات انسانی، مسائلی هستند که می‌توانند عواقب جدی بر عملکرد سازمان‌ها و اثرات مالی و اقتصادی منفی داشته باشند.
هدف از این مقاله، بررسی تأثیر اتوماسیون اداری بر کاهش خطاها و اشتباهات انسانی است. در این راستا، در ابتدا تأثیرات مخرب خطاها و اشتباهات انسانی را مورد بررسی قرار می‌دهیم و در ادامه، نقش اتوماسیون اداری در کاهش خطاها و اشتباهات انسانی را بررسی خواهیم کرد.
تأثیرات خطاها و اشتباهات انسانی در سازمان ها و کسب و کارها
خطاها و اشتباهات انسانی در سازمان ها و کسب و کارها می‌توانند تأثیرات جدی و منفی را بر عملکرد و موفقیت آنها داشته باشند. کاهش خطاها و اشتباهات انسانی از طریق اتوماسیون اداری و استفاده از فناوری‌های مناسب می‌تواند بهبود عملکرد و مدلسازی روند‌ها و فرآیندها، آموزش و آگاهی کارکنان، استفاده از سیستم‌های هوشمند و ایجاد مکانیزم‌های بازخورد و اصلاح در سازمان‌ها کمک کند.
در زیر تأثیراتی که خطاها و اشتباهات انسانی در این حوزه‌ها می‌توانند داشته باشند را بررسی خواهیم کرد:
ضررهای مالی
خطاها و اشتباهات انسانی می‌توانند منجر به ضررهای مالی قابل توجهی شوند. مثلاً، اشتباهات در محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان، خطاهای در مدیریت موجودی و تامین مواد، یا خطاهای در پردازش تراکنش‌های مالی می‌توانند هزینه‌های بزرگی را برای سازمان‌ها به همراه داشته باشند.
کاهش عملکرد سازمانی
خطاها و اشتباهات انسانی می‌توانند منجر به کاهش کارآیی و عملکرد سازمان شوند. این خطاها می‌توانند عملکرد فرآیندها را مختل کرده، زمان و انرژی کارکنان را برای اصلاح خطاها صرف کنند و به تعطیلی وقفه‌هایی در فعالیت های روزمره منجر شوند.
کاهش رضایتمندی مشتریان
خطاها و اشتباهات انسانی می‌توانند به تخریب اعتماد مشتریان و کاهش رضایت آنها منجر شوند. اشتباهات در پردازش سفارشات، تأخیر در ارائه خدمات یا خطاهای در تعامل با مشتریان می‌توانند باعث از دست دادن مشتریان و افت در فروش و درآمد شرکت شوند.
آسیب به شهرت سازمان
خطاها و اشتباهات انسانی می‌توانند به آسیب رساندن به شهرت و سمعه سازمان منجر شوند. اخبار منفی درباره خطاها و اشتباهات عموماً به سرعت در دنیای مدیا و شبکه‌های اجتماعی منتشر می‌شوند و می‌توانند به تخریب شهرت و اعتماد عمومی به سازمان منجر شوند.
نقش اتوماسیون اداری و تاثیر آن در کاهش خطاها و اشتباهات انسانی در سازمان ها
اتوماسیون اداری، استفاده از فناوری و سیستم‌های رایانه‌ای برای انجام وظایف و فرآیندهای اداری در سازمان‌ها را توصیف می‌کند. اتوماسیون اداری می‌تواند نقش مهمی در کاهش خطاها و اشتباهات انسانی در سازمان‌ها ایفا نماید. با بهره‌گیری از فناوری و سیستم‌های اتوماسیون اداری، دقت و صحت کارها و اطلاعات افزایش می‌یابد، استانداردهای مشخص و قوانین رعایت می‌شوند، سرعت و کارآیی افزایش می‌یابد و امکان بررسی و بازخورد در زمان واقعی وجود دارد؛ همچنین، وابستگی به حافظه انسانی کاهش می‌یابد و اطلاعات به طور کامل و دقیق ذخیره و مدیریت می‌شوند.
در زیر تأثیرات اتوماسیون اداری در کاهش خطاها و اشتباهات انسانی را بررسی خواهیم کرد:
دقت و صحت
یکی از عوامل اصلی خطاها و اشتباهات انسانی، خطاهای دستی و عدم دقت در انجام وظایف است. با استفاده از اتوماسیون اداری، فرآیندها و وظایف معمولاً به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت انسانی انجام می‌شوند. این امر منجر به کاهش خطاها و اشتباهات انسانی و افزایش دقت و صحت در اجرای فرآیندها می‌شود.
استانداردسازی
اتوماسیون اداری می‌تواند فرآیندها و فعالیت‌ها را به صورت استاندارد و یکنواخت تعریف کند. این استانداردسازی به انسانها کمک می‌کند تا وظایف را با رعایت قوانین و دستورالعمل‌ها انجام دهند. این کاهش از انحرافات و تفاوت‌های انسانی، خطاها را کاهش می‌دهد و از اشتباهات در تفسیر و اجرای دستورالعمل‌ها جلوگیری می‌کند.
سرعت و کارآیی
اتوماسیون اداری می‌تواند سرعت و کارآیی فرآیندها را افزایش دهد. با استفاده از فناوری و سیستم‌های اتوماسیون، وظایف می‌توانند به صورت خودکار و بدون تأخیر انجام شوند. این موضوع کمک می‌کند تا انسانها در مواجهه با فشارهای زمانی، خستگی یا ناتوانی از انجام وظایف، خطاها و اشتباهات را کاهش دهند.
بررسی و بازخورد
سیستم‌های اتوماسیون اداری معمولاً قابلیت بررسی و بازخورد دارند. این سیستم‌ها می‌توانند خطاها و اشتباهات را تشخیص داده و به انسانها یادآوری کنند. به علاوه، بازخورد در زمان واقعی به انسانها ارائه می‌شود تا بتوانند اشتباهات را در مرحله اجرا تصحیح کنند و از ایجاد خطاهای بیشتر جلوگیری کنند.
کاهش وابستگی به حافظه انسانی
اتوماسیون اداری می‌تواند وظایف و اطلاعات را ذخیره و مدیریت کند. این امر کمک می‌کند تا وابستگی به حافظه انسانی کاهش یابد و به جای آن، سیستم‌های رایانه‌ای برای ذخیره و بازیابی اطلاعات استفاده شود. این به انسانها کمک می‌کند تا از خطاهای ناشی از فراموشی یا عدم دسترسی به اطلاعات مناسب جلوگیری کنند.
راهکارهای اتوماسیون اداری برای کاهش خطاهای انسانی
سیستم‌های اتوماسیون اداری از زیرسیستم‌ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده‌اند، که به صورت یکپارچه با یکدیگر همکاری و فعالیت می‌کنند؛ هر کدام از این سیستم‌ها یا زیرسیستم‌ها، به کمک قابلیت‌ها و امکاناتی که دارند، به روش خود بر روی کاهش خطاها و اشتباهات انسانی در سازمان‌ها و کسب و کارها تاثیر می‌گذارند. برخی از زیرسیستم‌های تاثیرگذار اتوماسیون اداری بر کاهش خطاهای انسانی عبارت‌اند از:
سیستم مدیریت مکاتبات
سیستم مدیریت مکاتبات در اتوماسیون اداری تأثیر قابل توجهی در کاهش خطاهای انسانی در سازمان‌ها دارد. این سیستم‌ها با فراهم کردن یک زیرساخت الکترونیکی برای مدیریت و سازماندهی مکاتبات، امکاناتی را برای کاهش خطاهای انسانی فراهم می‌کنند. از جمله تأثیرات مهم آن می‌توان به دسترسی آسان و سریع به اسناد، اطلاعات دقیق و کامل، جستجو و فیلترینگ پیشرفته، جریان کار الکترونیکی و کنترل دسترسی اشاره کرد.
با استفاده از این سیستم‌ها، کاربران می‌توانند به سرعت به مکاتبات مورد نیاز دسترسی یابند و از خطاهای انسانی ناشی از گمراهی و اشتباهات در ثبت و استفاده از اسناد جلوگیری کنند. همچنین، با جریان کار الکترونیکی، خطاهای ناشی از اشتباهات در ارسال و رسیدن مکاتبات کاهش می‌یابند. همچنین، با تعیین سطح دسترسی کاربران به اسناد و مکاتبات، خطاهای انسانی ناشی از دسترسی غیرمجاز و تغییرات غیرمجاز کاهش می‌یابند.
به طور کلی، سیستم مدیریت مکاتبات اتوماسیون اداری با بهبود فرآیندهای خطاپذیر و افزایش دقت در ثبت و استفاده از اطلاعات، کاهش خطاهای انسانی را فراهم می‌کند و عملکرد سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد.
سیستم مدیریت اسناد (DMS)
با استفاده از سیستم مدیریت اسناد می‌توان اسناد را به صورت منظم و مدیریت شده ذخیره کرد و به دسترسی سریع و آسان به آنها دست یافت. این امر باعث کاهش خطاهای ناشی از جستجوهای ناموفق و استفاده از اسناد نادرست می‌شود. علاوه بر این، سیستم مدیریت اسناد امکان به‌روزرسانی و اصلاح اسناد را به سادگی فراهم می‌کند.
از طریق این سیستم، می‌توان سطوح دسترسی و مجوزهای مختلف برای اسناد تنظیم کرده و خطاهای ناشی از دسترسی غیرمجاز را کاهش داد. همچنین، با پیگیری و ثبت تاریخچه تغییرات روی اسناد، خطاهای ناشی از نامفهوم بودن تاریخچه و عدم تطابق با نسخه‌های جدید را نیز می‌توان کاهش داد. در نهایت، سیستم مدیریت اسناد هماهنگی و همراهی بین اعضای تیم را تسهیل می‌کند و خطاهای ارتباطی و عدم هماهنگی را به حداقل می‌رساند.
در نتیجه، استفاده از سیستم مدیریت اسناد در اتوماسیون اداری می‌تواند بهبود قابل توجهی در دقت و کاهش خطاهای انسانی به همراه داشته باشد.
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فرآیندهای سازمان را استانداردسازی و بهینه‌سازی می‌کند، که منجر به حذف تکرارها و کاهش خطاهای ناشی از اشتباهات در فرآیندها می‌شود؛ همچنین، با شفاف‌سازی مسئولیت‌ها و وظایف، خطاهای ناشی از عدم وضوح در مسئولیت‌ها و تداخل در انجام وظایف کاهش می‌یابد. ارسال اطلاعیه‌ها و اعلانات مربوط به فرآیندها توسط سیستم، اطلاع‌رسانی بهتر و هماهنگی بین اعضای تیم را فراهم می‌کند و خطاهای ارتباطی را کاهش می‌دهد.
همچنین، این سیستم امکان پیگیری و مانیتورینگ فرآیندها را فراهم می‌کند و با داشتن اطلاعات دقیق، خطاها را تشخیص داده و بهبود را پیگیری می‌کند. استفاده از سیستم‌های اتوماسیون و الکترونیکی نیز باعث کاهش خطاهای دستی و عدم دقت در ورود اطلاعات می‌شود. به طور کلی، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار تأثیر مثبتی بر کاهش خطاهای انسانی در سازمان دارد، باعث بهبود عملکرد و کارایی سازمان می‌شود.
سیستم مدیریت کارها و وظایف
این سیستم‌ها با ثبت دقیق و کامل وظایف، اطلاع رسانی و هماهنگی بهتر، تقسیم وظایف مشخص و شفاف، پیگیری و مانیتورینگ و اولویت‌بندی و زمانبندی، خطاهای انسانی را به حداقل می‌رسانند. ثبت دقیق وظایف، دقت بیشتری در ثبت اطلاعات به معنای کاهش اشتباهات ناشی از اشتباهات در ثبت دستی است.
اطلاع رسانی و هماهنگی بهتر کاهش خطاهای ناشی از نقص‌های در ارتباطات و عدم هماهنگی را فراهم می‌کند. تقسیم وظایف مشخص و شفاف باعث کاهش تداخل بین وظایف و خطاهای ناشی از عدم وضوح در توزیع آنها می‌شود. پیگیری و مانیتورینگ وضعیت پیشرفت وظایف و کنترل صحیح آنها را تسهیل می‌کند. اولویت‌بندی و زمانبندی مشخص، مدیریت صحیح زمان و برنامه‌ریزی را بهبود می‌بخشد.
در نتیجه، سیستم مدیریت کار و وظایف در اتوماسیون اداری با کاهش خطاهای انسانی، دقت و کارایی را افزایش می‌دهد.
سخن پایانی
با استفاده از اتوماسیون اداری، سازمان‌ها قادر به کاهش خطاها و اشتباهات انسانی در فرآیندهای کاری خود هستند؛ حذف خطاهای دستی، استانداردسازی فرآیندها، دقت و سرعت بالا، اطلاعات دقیق و قابل اعتماد، و ارتقای ارتباطات، تأثیرات مثبت این تغییرات هستند. اتوماسیون اداری در نهایت منجر به بهبود عملکرد و کارایی سازمان‌ها، افزایش کیفیت خدمات و رضایت مشتریان، و کاهش هزینه‌ها می‌شود. با امکانات پیشرفته اتوماسیون اداری و استفاده هوشمندانه از فناوری، سازمان‌ها می‌توانند بهره وری خود را افزایش داده و از خطاها و اشتباهات انسانی کاسته و بهبود چشمگیری را در عملکرد خود تجربه کنند.
منبع: BusinessAutomation.ir
